_Articole
Furnizarea de echipamente IT pentru proiecte susținute cu fonduri pentru digitalizare: etape și provocări
Într-o perioadă în care o parte tot mai mare din activitățile organizațiilor private și ale instituțiilor publice se mută în mediul online, accesarea de fonduri pentru digitalizare apare ca o necesitate. În acest sens întreprinderile întocmesc proiecte care vizează mai ales achiziția de echipamente IT, esențiale pentru atingerea obiectivelor de transformare digitală.
Tehnologiile de acest tip sunt folosite de instituții, firme mici și mijlocii (IMM-uri), mari companii sau organizații non-guvernamentale atât pentru optimizarea infrastructurii IT (prin folosirea de servere, sisteme de stocare și dispozitive de rețea moderne) și securitate cibernetică (protecția datelor prin utilizarea de echipamente performante și soluții software avansate), cât și pentru dezvoltarea competențelor digitale (folosirea de dispozitive ce sprijină inovarea și învățarea) ori automatizarea proceselor (cu referire la gestiunea documentelor ori a relațiilor cu clienții).
Câștigarea unor fonduri printr-un astfel de proiect înseamnă parcurgerea unui drum birocratic anevoios, dar trebuie știut că și procesul de furnizare a echipamentelor IT poate fi complex și implică o serie de provocări. Din acest motiv este indicat să alegeți un partener cu experiență în acest sens, care să respecte cerințele legate de eficiență și conformitate.
Ajutorul de minimis este cuprins între 20.000 de euro și 100.000 de euro și se acordă microîntreprinderilor și firmelor mici și mijlocii, iar bugetul total al programului este de 347,5 milioane euro.
Ministerul Investițiilor și Proiectelor Europene (MIPE) a anunțat recent că 1163 de proiecte au fost declarate eligibile în urma evaluării tehnice și financiare. Beneficiarii solicită fonduri nerambursabile de 46,2 milioane de euro, cu o medie de aproape 40.000 de euro pe proiect. Ținta MIPE este de a semna 5.384 contracte de finanțare cu beneficiarii, în limita bugetului total disponibil.
Iată câteva detalii despre Programul pentru Digitalizarea IMM și despre avantajele pe care le au cei care colaborează cu specialiștii Suntec pentru achiziția celor mai bune echipamente din punctul de vedere al raportului calitate-preț.
Etapele furnizării de echipamente IT
Respectarea unor pași bine definiți este esențială pentru ca echipamentele IT să fie furnizate la timp și conform necesităților organizației.
Prima etapă o reprezintă analiza nevoilor, pentru a fi identificate în mod clar cerințele proiectului. Pentru aceasta trebuie stabilite:
- scopurile proiectului.
- specificațiile tehnice ale echipamentelor
- cine sunt utilizatorii care vor folosi echipamentele.
PRECIZARE: este deosebit de importantă detalierea specificațiilor tehnice ale produselor vizate, pentru a fi evitată achiziția de echipamente nepotrivite. De aceea este recomandat să fie consultați experți IT, pentru a garanta compatibilitatea produselor cu soluțiile software utilizate.
În cazul proiectelor derulate de instituții publice și finanțate din fonduri europene sau guvernamentale, procedura trebuie să respecte legislația achizițiilor publice. Acest proces implică publicarea unui anunț de achiziție, evaluarea ofertelor prin prisma prețului și a calității, iar alegerea furnizorului se va face pe baza celui mai bun raport calitate-preț.
O altă etapă importantă o reprezintă implementarea și configurarea echipamentelor, după livrare. O precizare se impune și în acest caz: beneficiarul să se asigure ca specialiștii implicați în această etapă să ofere suport tehnic și instruire personalului care va folosi produsele achiziționate. De asemenea, furnizorii de echipamente IT ar trebui să ofere garanție și servicii post-vânzare, pentru a garanta funcționarea optimă a aparaturilor pe termen lung.
Provocări în furnizarea echipamentelor IT
În teorie, furnizarea echipamentelor IT pare simplu și la îndemână. Doar că în derularea acestui proces pot apărea numeroase obstacole. Cel mai comun este reprezentat de întârzierile în livrare, provocate de lanțurile de aprovizionare sau de cerințele complexe de documentație.
În alte cazuri, specificațiile echipamentelor nu sunt definite suficient de bine în cadrul proiectelor, ceea ce poate duce la achiziții ineficiente.
Sunt și situații în care bugetele alocate achiziției de aparate nu sunt croite în mod corect. Pe piață, prețurile echipamentelor IT fluctuează, iar unele proiecte subestimează costurile reale, ceea ce poate duce la blocaje serioase în procesul de cumpărare-furnizare.
Lipsa de suport tehnic din partea unor furnizori este, așa cum arătam mai sus, o altă problemă ce afectează utilizarea echipamentelor; una dintre soluții este reprezentată de organizarea unor sesiuni de training pentru personalul beneficiarului.
Soluții pentru problemele în furnizarea echipamentelor IT
Pentru a elimina sau a reduce la minimum impactul acestor provocări, atât furnizorii, cât și beneficiarii trebuie să respecte un set de bune practici. În cazul celor dintâi, este esențial să se asigure că echipamentele sunt livrate la timp, pentru a evita întârzierile în implementarea proiectului, și să testeze produsele înainte de livrare pentru a verifica conformitatea cu specificațiile tehnice.
La rândul lor, organizațiile care aplică pentru fonduri în vederea achiziției de echipamente IT trebuie să-și definească nevoile și bugetele încă din etapa de scriere a proiectului și să își aleagă furnizori cu experiență și referințe pozitive.
În plus, pentru a fi siguri că totul se derulează fluent, fără probleme, este indicată implicarea activă a beneficiarului în fiecare etapă a achiziției și implementării.
Ce servicii oferă Suntec pentru digitalizarea IMM-urilor prin schema de ajutor de minimis?
În procesul de digitalizare a microîntreprinderilor și întreprinderilor mici și mijlocii, Suntec oferă:
- Consultanță – analiza nevoilor clientului și propunerea de soluții personalizare;
- Planificare – coordonarea pas cu pas a proiectului de digitalizare;
- Implementare – soluțiile recomandate și achiziționate sunt puse în aplicare de specialiștii Suntec, care au o experiență de 20 de ani în domeniu;
Suntec asigură achiziția echipamentelor IT&C, a softurilor și licențelor necesare fiecărui proiect, în conformitate cu bugetul alocat.
Ne ocupăm de publicitate online și offline, de dezvoltarea website-lui beneficiarului, de conținutul text, foto și video pentru acesta, de planul de marketing și de manualul de brand.
Suntec asigură instruire și consultanță pentru echipamente și rețele, alături de comunicare clară și promptă cu clientul și angajații acestuia – fapt care se traduce în creșterea productivității și eficientizarea activităților.